MODIFICACIÓN DE TABLAS Y PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Modificar el diseño de una tabla.

Si creada una tabla, cambiamos algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna) modificaremos su diseño, para esto damos clic derecho sobre la tabla y escojemos la opción "Vista Diseño" Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar lo siguiente: Para añadir un nuevo campo: Vamos al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o nos situamos en uno de los campos ya creados y clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo: Nos posicionamos en el campo y clic en el botón de la pestaña Diseño, o se selecciona toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsamos la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. Por último, guardar la tabla:

Introducir y modificar datos en una tabla:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual. Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos: Si lo que queremos es borrar un registro entero, seleccionamos el registro a eliminar dando clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedará seleccionado, pulsando la tecla SUPR del teclado o clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla se utiliza la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla, el recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en este caso es tres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al último registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. 

Se puede ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

Haciendo doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual o escribiendo el número del registro al cual queremos ir y pulsar "INTRO".

También podemos desplazarnos por los diferentes campos con las teclas FLECHA ABAJO, ARRIBA,  IZQUIERDA y DERECHA.

Buscar y reemplazar datos.

Para buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos usamos la herramienta y visualizamos los datos; por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Find de la pestaña Inicio: Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones: Hacer coincidir todo el campo; para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo; para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él. Comienzo del campo; para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

Después podemos buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último. Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría). Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Luego cerrar el cuadro de diálogo.

Si queremos sustituir un valor por otro utilizaremos la opción "Reemplazar".

Para usar esta herramienta visualizamos los datos; ejemplo con la vista Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente clic en el botón "Reemplazar" del marco Buscar de la pestaña Inicio.

O hacemos clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña "Reemplazar".

La pestaña "Reemplazar" tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.

Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.

Propiedades de los campos (I)

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la pestaña "General" pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña "Búsqueda" cambian según el tipo de control asociado al campo. Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

Tamaño del campo

Para los campos "Texto", esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos "Numérico", las opciones son:

• Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
• Entero, Entero largo, Simple, Doble, 
• Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
• Decimal  (si estamos en una base de datos .accdb)

 Los campos Autonumérico son Entero largo, a los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. 

Formato del campo

Sirve para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe, excepto el Objeto OLE y Autonumperico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.  Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales

Aqui se indica el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.

Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Con access se utiliza un asistente para máscaras de entradas que ayuda a establecer esta propiedad, y da clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Título

Indicamos cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor, se utiliza esto para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Se utiliza esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Regla de validación

Controla la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condición se utiliza el generador de expresiones. Se utiliza para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.

Texto de validación

Se escribe el texto que se desea aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Utilizamos esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor "Sí", en caso contrario el valor será el de "No". Se utiliza esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado

Establece un índice de un solo campo. Estos hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

• No: Sin índice.
• Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
• Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. 

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