LAS RELACIONES

Aquí relacionaremos las tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.   Relaciones Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla . Al hacer uso de las relaciones, evitamos la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas. Para relacionar tablas entre sí, se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).   Tipos de Relaciones Relación Uno a Uno: un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población. Relación Uno a Varios: un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.  Relación Varios a Varios: un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.  Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

Crear la primera relación

Para crear relaciones en Access 2007  hacer clic en el botón "Relaciones" en la pestaña Herramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Mostrar tabla" de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación y clic sobre ella, se remarca. Clic sobre el botón Agregar. Repetir los pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear y clic en cerrar.

Aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior. Para crear la relación   Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero). Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo. 

Observar en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en este caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic.

Se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados, luego clic en cerrar y se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Ya creada una relación y se quiere crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones, añadir la tabla a la ventana: Situarse en la ventana Relaciones y clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos. Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas,añadir las tablas necesarias y cerrar el cuadro de diálogo.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Situarse en la ventana Relaciones, clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos, y elegir entre: clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá, clic sobre la tabla para seleccionarla y clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.

Modificar relaciones.

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación del menú contextual que aparecerá, o bien, clic sobre la relación a modificar y clic en el botón Modificar relaciones que se encontrará en la pestaña Diseño de la banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones, y hacemos los cambiso deseados, y luego clic en Aceptar.

Eliminar relaciones.

clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual,

o bien,

• clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Limpiar la ventana relaciones

La base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja, para esto se puede limpiar la ventana para visualizar únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones, se utiliza la opción Borrar diseño. Para limpiar la ventana Relaciones, clic en "Borrar diseño" en la pestaña Diseño: Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana. A partir de esto se puede añadiendo a la ventana las tablas interesen y las relaciones definidas con esas tablas con la opción

Mostrar relaciones directas

Visualiza en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá, clic sobre la tabla para seleccionarla y clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño. Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: Clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá, pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas. VIDEO DE RELACIONES ACCESS